告别海量纸质文档 开启无纸化办公模式

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同事A大清早来公司，突然发现搁在抽屉里的文件被小强咬破了页脚；隔壁办公室的同事B喝下午茶时不小心把咖啡泼在了客户刚签的合同上；小C不过是出门接了壶水，回来时放在桌角的文档已经不知所踪……诸如此类的办公室“灾难片”几乎每天都在上演，这些关于纸质文档的意外事故着实令人防不胜防。 有过类似经历的朋友们，应该深有体会，当遇到纸质文档损坏或者丢失事件时，总会无比头大，心中不免奢望，要是这些纸质文档能够像电子文档一样可以一键复原就好了。 这还不算完，你可能还曾见识过这样的场景，老板临时需要某一份文件，年轻的小助理面对办公桌上堆积如山的文件夹无从下手；销售人员想找一份公司以往的合同案例，需要跨部门咨询，经过层层批准才能调用；公司申报项目需要准备各类足以证明资质的材料，负责人得从各个部门收集文件……层层叠叠的纸质文档不断打乱我们的工作节奏，可谓“兵荒马乱”。 其实，随着互联网技术的发展创新，企业办公也逐渐进入了信息化时代，人们的文档管理方式在潜移默化中得到了很多的改善。传统的纸质办公方式显然已经无法满足时代的需求，如今人们需要的是一个更加高效、更加便捷、更加安全的纸质文档管理模式。 于是为了适应现代化的办公需求，无纸化办公逐渐普及开来，并且在发展过程中不断得到优化。在无纸化办公模式下，一个满足时代需求的纸质文档管理工具是必不可少的。随着大数据概念的火速蔓延，现代化的纸质文档管理工具也逐步向信息化、数据化、智慧化前进。 例如，纸质文档管理解决方案就是大数据时代下的产物，由于该解决方案内含OCR别、云检索和云管理服务，让各个企业的海量纸质文档走上大数据的轨道，实现了企业智能化办公。 现代化的纸质文档管理工具一般需要包括以下几个基本功能： 1、提高文件处理速度 办公讲究效率，文件的处理速度直接影响员工的办公效率，如何提高文件处理速度，妥善处理线上文件至关重要。 2、扫描、保存、共享文件 这三个功能可以说是纸质文档管理工具中必不可少的功能了。重点还是在于扫描识别后是否能够实现线上自由编辑。这一点，是纸质文档管理方案的强项，扫描之后的文档图片可以根据个人需求进行裁切、亮度调整、色差调整甚至清晰度调整等处理。高精度识别文档内容，提取文本，保存之后便可进行自由编辑，导出支持txt、word、双层pdf和以及纯文本pdf。识别语言种类丰富，除了常规的简体、繁体中文，还支持日文、韩文、英文等14种语言的识别。 3、组织和文档归流 大中型的企业由于文档数量庞大，常常陷于难以梳理的困境。文档管理需要能够智能化进行文档的组织和归流，方便用户按照类型进行查找，有效提高工作效率。 4、信息安全防护 信息安全是每一个企业都必须要注意到的问题，公司的纸质文档中很可能包含有机密文件，一旦泄露，后果不堪设想。纸质文档管理解决方案可设置在公司内部的私有云上，采用领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为文档安全保驾护航。 一个智慧化的纸质文档管理平台，更能够贴近公司的生产、经营和管理。从大数据的角度出发，提高公司员工的办公效率和办公质量。是时候告别海量纸质文档，开启无纸化办公模式了。